Teamleader & Billit

Nog efficiënter werken dankzij de koppeling tussen Billit en Teamleader

Billit Teamleader UBL PEPPOL MERCURIUS

Factuur versturen naar de overheid?

Factureer je aan de overheid? Dan heb je vast wel al eens van een e-factuur gehoord. Meer en meer overheden verplichten het versturen van e-facturen in UBL-formaat over het PEPPOL-netwerk. Billit is het grootste PEPPOL acces point in België. Via Billit kun je dus heel eenvoudig je e-factuur versturen naar het acces point van de overheid (Mercurius in België, Chorus in Frankrijk) of het bedrijf waaraan je wil factureren. Dankzij de koppeling met Billit kunnen ook Teamleader-klanten gebruik maken van ons acces point om hun e-facturen over PEPPOL te versturen. In Teamleader aangemaakte verkoopfacturen worden automatisch beschikbaar in Billit, van waaruit je ze met een simpele klik op de groene PEPPOL-knop over het PEPPOL-netwerk kunt versturen. Maar er is meer!

Nog efficiënter?

Je gebruikt al Teamleader, maar wil nog efficiënter werken? Dat kan! Want Billit is veel meer dan alleen maar een toegangspoort tot het PEPPOL-netwerk. Dankzij de koppeling tussen Billit en Teamleader kun je het facturatieproces van je bedrijf nog verder gaan automatiseren.
Koppel je bank met Billit en Teamleader via Ponto of Codabox en krijg automatisch de betaalstatus van je verkoopfacturen te zien in Teamleader. Dankzij onze slimme AI-technologie koppelt Billit zo goed als elke transactie automatisch aan de juiste factuur, zelfs als je klant per ongeluk de verkeerde referentie ingeeft bij zijn betaling. In Billit zelf kun je naast je verkoopfacturen ook je aankoopfacturen importeren en er de automatische betalingscontrole op toepassen. In het dashboard krijg je na de koppeling van je zakelijke rekeningen ook een handig overzicht van de financiële status van je bedrijf.
Daarnaast kun je voor je aankoopfacturen een betalingsbestand uit Billit exporteren waarmee je meerdere facturen tegelijk kunt betalen in je banksoftware. Zo vermijd je fouten bij het ingeven van betalingsgegevens en bespaar je een pak tijd.
Ook aan je boekhouder hebben we gedacht. Dankzij integraties en koppelingen met alle grote boekhoudsoftwarepakketen kun je al je aankoop- en verkoopfacturen automatisch delen met de boekhoudsoftware van je boekhouder.

Hoe koppel ik Teamleader en Billit?

Stap 1: Heb je al een Billit-account? Ga dan in Billit naar ‘Instellingen’ en klik op het submenu ‘Integraties’. Navigeer in de lijst naar ‘Teamleader’ en klik op ‘Beschikbaar’. Nadat je op ‘Verbinden’ klikt krijg je het inlogscherm van Teamleader te zien waarop je kunt inloggen met je Teamleader-account of een Teamleader-account kunt aanmaken. Ben je al Teamleader-klant maar heb je nog geen Billit-account? Klik dan op ‘Toevoegen’ in de Teamleader Marketplace of hier en maak eerst een Billit-account aan. Daarna kun je in Billit de koppeling maken via ‘Instellingen’ > ‘Integraties’.

Let op! Enkel wanneer de koppeling gelegd wordt met de logingegevens van de hoofdgebruiker in Teamleader verloopt de sync tussen Teamleader en Billit onmiddellijk. We raden dan ook sterk aan om de koppeling te leggen met de logingegevens van de hoofdgebruiker in Teamleader.

Billit Teamleader UBL PEPPOL MERCURIUS

Stap 2: Na het aanmelden met je Teamleader-account kom je terug in Billit terecht. Hier kun je nog aanduiden vanaf welke datum je je facturen gesynchroniseerd wil hebben en eventueel welke departementen je gesynchroniseerd wil hebben. Klik daarna op ‘Opslaan’.

Billit Teamleader UBL PEPPOL MERCURIUS

Stap 3: Klaar! Facturen die je aanmaakt in Teamleader worden nu automatisch beschikbaar in Billit. Om een factuur te versturen over het PEPPOL-netwerk hoef je enkel nog op de groene PEPPOL-knop te klikken onderaan je factuur. Opgelet, de groene PEPPOL-knop zal enkel zichtbaar zijn als de ontvanger van je factuur met een PEPPOL-acces point is verbonden. Verstuur je naar de overheid? Vergeet dan zeker niet het correcte PO-nummer in te voeren. Meer hulp nodig bij het versturen van een e-factuur naar de overheid? Klik hier.

Billit Teamleader UBL PEPPOL MERCURIUS

Bouw digitale bruggen

Nu Teamleader en Billit gekoppeld zijn kun je gebruik maken van de volgende handige integraties:

Automatische betalingscontrole:
Koppel je bank aan Billit via Ponto en maak gebruik van de automatische betalingscontrole. In Teamleader wordt de betalingsstatus automatisch aangepast wanneer je klant zijn factuur betaalt. Dankzij onze slimme AI-technologie koppelt Billit zo goed als elke transactie automatisch aan de juiste factuur, ook als je klant de verkeerde referentie ingeeft bij zijn betaling. In Billit wordt de automatische betalingscontrole ook toegepast op je aankoopfacturen. Bovendien krijg je in je dashboard een handig overzicht van je rekeningstanden te zien. Zo krijg je een nog beter inzicht de financiële situatie van je bedrijf. Meer uitleg over de koppeling met Ponto vind je hier.

Koppeling met je boekhouder:
Vraag aan je boekhouder op welke manier hij/zij graag je e-facturen wenst te ontvangen:
- Via e-mail: Je e-facturen worden vanuit Billit automatisch verstuurd naar de digitale brievenbus van je boekhouder. Activeer deze functie door in ‘Instellingen’ > ‘Integraties’ de koppeling ‘Billmail’ te activeren. Daarna kun je de e-mailadressen ingeven waarop je boekhouder je documenten graag wil ontvangen.
- Rechtstreeks in de software van je boekhouder: Voor een hele reeks boekhoudsoftwarepakketten is een integratie beschikbaar via ‘Instellingen’ > ‘Integraties’. Voor andere boekhoudsoftwarepakketten kun je via ons eigen Billsync-systeem je facturen en documenten delen met je boekhouder.

Welke licentie moet ik dan nemen?

De eerste 15 dagen kun je Billit gratis uitproberen. Daarna kun je kiezen voor een licentie op maat van je bedrijf. Voor Teamleader-klanten is er ook de speciale connectlicentie aan een voordelige prijs. Hierbij zijn de functionaliteiten die je al in Teamleader hebt in Billit uitgeschakeld. Let wel: deze licentie is beperkt tot 200 facturen per maand.

 

FAQ

Q: De verschillende departementen in mijn bedrijf hebben elk een eigen aan- en verkoopdagboek. Hoe zorg ik ervoor dat mijn facturen in het aan- en verkoopdagboek van het juiste departement terecht komen?
A: Hiervoor moet je verschillende Billit-accounts aanmaken. Koppel het juiste departement met de gewenste account.

Q: Ik heb een factuur aangemaakt in Teamleader, maar die verschijnt niet meteen in Billit.
A: Dit kan voorkomen als de koppeling tussen Billit en Teamleader niet is gelegd met de logingegevens van de hoofdgebruiker in Teamleader. Dan zal de in Teamleader aangemaakte factuur pas de volgende dag in Billit verschijnen. We raden dan ook sterk aan om de koppeling tussen Billit en Teamleader te maken met de logingegevens van de hoofdgebruiker in Teamleader.

Q: Als ik een factuur wijzig in Teamleader, zal ik deze wijzigingen dan ook zien op de factuur in Billit?
A: Inderdaad, wijzigingen in een factuur in Teamleader worden ook zichtbaar in Billit. Enkel wanneer de koppeling tussen Billit en Teamleader niet gelegd is door de hoofdgebruiker in Teamleader zullen de wijzigingen pas de volgende dag zichtbaar worden in Billit.

Q: Wat gebeurt er als ik bij 'Instellingen' > 'Integraties' > 'Teamleader' op 'Opnieuw synchroniseren' klik?
A: Dan gebeurt een volledige hersynchronisatie tussen Billit en Teamleader. Hierdoor worden ook facturen uit Teamleader van voor de datum die je bij de initiële koppeling ingaf in Billit zichtbaar.

Q: Kan ik de grootboekrekeningen uit Teamleader synchroniseren naar Billit?
A: Absoluut! Hiervoor verwijzen we je graag door naar de handleiding over grootboekrekeningen.