Begeleidende brieven en herinnering

Hoe kan ik de lay-out van de begeleidende brieven (e-mails) en herinneringen instellen?

 

Naast de lay-out van je facturen (meer info vind je hier), kun je ook de lay-out en inhoud van de begeleidende brieven en herinneringsmail. Dit zijn de e-mails waarmee je facturen naar je klant verzonden worden. Net zoals bij documenten kun je er voor kiezen om de standaardlay-out aan te passen of meerder templates aan te maken. Eenmaal je meerdere templates hebt aangemaakt kun je bij het aanmaken van een factuur, offerte, bestelbon, leveringsbon of creditnota bovenaan in het dropdownmenu kiezen welke template gebruikt moet worden om de begeleidende brief te lay-outen.

Om de lay-out van je begeleidende brieven of herinneringsmail aan te passen klik je op het submenu ‘Huisstijl’ onder het menu ‘Instellingen’. Klik in de lijst op de begeleidende brief die je wil aanpassen/instellen.

 

Op het volgende scherm zie je alle beschikbare templates voor dit document, telkens in 3 taalversies. Om een nieuwe template toe te voegen klik je op ‘Toevoegen’. Je kunt natuurlijk ook altijd de standaardversie die beschikbaar is aanpassen. Om een bepaalde template aan te passen klik je op ‘Bewerken’ bij de gewenste template.

 

Hierna kom je in het editor-venster terecht. Net zoals bij je facturen en andere documenten heb je in je lay-out vaste en dynamische elementen.

Vaste elementen:de vaste elementen zijn elementen die in elke mail staan. In het geval van de begeleidende brieven gaat het vooral om stukken tekst, zoals de aanspreking, de zin ‘Hierbij ontvangt u factuur’ of de vermelding ‘Gelieve deze factuur te betalen voor’.

Dynamische elementen: deze elementen komen in elke begeleidende brief voor, maar zijn afhankelijk van de klant of factuur. Het gaat dan bijvoorbeeld om de naam van je klant, het factuurnummer of het te betalen bedrag. In je lay-out worden ze weergegeven door cijfers tussen accolades. In je uiteindelijke begeleidende brief worden ze ingevuld volgens de legende in de kolom aan de rechterkant met de gegevens uit het document dat ze begeleiden. In tegenstelling tot bij de document-templates kun je deze niet aanklikken en plaatsen, maar dien je deze in je tekst te typen, of te copy/pasten uit de kolom.

 

Naast het aanpassen van de inhoud kun je ook bij de begeleidende brief je tekst opmaken met de opties in de tekstopmaakbalk boven de begeleidende brief.

 

Daarnaast kun je ook afbeeldingen toevoegen (zoals een logo onderaan in je handtekening). Dit doe je met de afbeeldingenknop in de tekstopmaakbalk.

 

Nadat je op deze knop klikt krijg je de mogelijkheid om de url waarop je afbeelding te vinden is in te geven.

 

Heb je zelf geen server waar je afbeeldingen kunt uploaden, dan kan je ook eerst de afbeelding toevoegen als bijlage aan je bedrijfsfiche. Klik hiervoor op ‘Toevoegen’ in het vak ‘Bijlagen’ onder je bedrijfsfiche en selecteer de afbeelding op je computer.

 

Eenmaal je de afbeelding hebt toegevoegd aan je bedrijfsfiche kun je de afbeeldings-url kopiëren door met de rechtermuisknop te klikken op de datum waarop je de afbeelding hebt opgeladen en daarna op ‘kopieer koppelingslocatie’ te klikken. Daarna kun je de url plakken in het url-veld van het kader dat opent wanneer je een losse afbeelding aan je factuurlay-out wil toevoegen.

 

Na het instellen van je lay-out kun je klikken op:

Opslaan: Je template wordt opgeslagen, maar je blijft in het editor-scherm staan.

Opslaan en terug: Je lay-out wordt opgeslagen en je keert terug naar het overzicht van de aangemaakte templates.

Wissen: de template wordt gewist.

Dupliceer: Er wordt een nieuwe template gemaakt op basis van de lay-out die je net hebt ingesteld. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je twee templates ter beschikking wilt hebben met slechts enkele verschillen. Zo hoef je niet de hele template opnieuw in te stellen, maar kun je voor je nieuwe template vertrekken van de template die je al had.

Wil je de lay-out die je hebt aangemaakt voor de Nederlandstalige versie van een template ook gebruiken in de Franstalige en Engelstalige versie van die template? Dan moet je zowel de broncode als de code die je te zien krijgt wanneer je op ‘stijl’ klikt kopiëren en plakken in de broncode en het ‘stijl’-vak van de Franstalige en Engelstalige versie van je template. Dit kan je het best doen door beide codes eerst te kopiëren in een leeg tekstdocument alvorens de andere taalversie van de template te openen. Vergeet niet dat je dan in die versies wel nog terug de tekst moet vertalen in de taal van de taalversie waarin je ze net hebt gekopieerd.